Vademecum Prawo Pracy

RZECZPOSPOLITA - ODPOWIEDZI NA PYTANIA CZYTELNIKÓW

Obowiązki pracodawcy w sprawach urlopowych

Czy plan urlopowy musi być tworzony na cały rok?

Terminy urlopów wpisane w grudniu poprzedniego roku na cały następny rok kalendarzowy zwykle trudno zrealizować zarówno pracodawcy, jak i pracownikom. Praktyka pokazuje, że ciągle się one zmieniają. Pracownicy wypisują wnioski o przesunięcie terminów urlopów, co powoduje, że trzeba korygować plan. Czy można urealnić plan urlopów?

Generalnie plan urlopów jest tworzony po to, aby pomóc w organizacji pracy w firmie. Pracodawca nie musi godzić się na ciągłe jego zmiany, bo istotnie mogą one dezorganizować pracę. Przepisy nie wskazują jednak, na ile miesięcy ma być napisany taki plan. Zwykle w firmach tworzy się go na rok kalendarzowy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby opracować plany półroczne lub kwartalne. Zaplanowanie urlopów na krótszy okres (np. na kwartał) jest bardziej realne. Należy tylko pamiętać, żeby przynajmniej jedna podana w nich część urlopu miała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Pracodawca może także zrezygnować z tworzenia takiego planu. Jeśli jednak działają u niego związki zawodowe, to muszą wyrazić zgodę na taką rezygnację. Jeśli ich nie ma, to pracodawca decyduje samodzielnie. W takich sytuacjach termin urlopu ustala po porozumieniu z pracownikiem.

Kiedy księgowej można zmienić termin urlopu?

Jestem księgową. W planie urlopów miałam wpisany wypoczynek od 4 do 15 maja. Wypisałam wniosek, ale szefowa odmówiła udzielenia mi urlopu, gdyż na 4 maja zapowiedziano kontrolę z urzędu skarbowego. Urlop dostanę później, a miałam już plany wyjazdowe. Czy takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe? Czy plan urlopów nie ma żadnego znaczenia?

Szefowa postąpiła prawidłowo. Rzeczywiście zasadą jest, że od chwili podania planu urlopów do wiadomości pracowników zarówno pracodawca, jak i zatrudnieni są nim związani. Oznacza to, że pracownik powinien iść na urlop w terminie wskazanym w planie, a pracodawca powinien mu w tym czasie tego urlopu udzielić.

Termin wypoczynku ustalony w planie można jednak przesunąć m.in. z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy firmy (art. 164 § 2 k.p.). Kontrola z urzędu skarbowego mogła oznaczać, że pracodawca zdecydował o przesunięciu terminu urlopu księgowej, tak aby była ona wtedy obecna. Takie działanie przełożonego jest więc zgodne z prawem.

Jaka rekompensata za odwołany wypoczynek?

Pracodawca zgodził się na urlop wypoczynkowy w określonym przeze mnie terminie. Potwierdzeniem tego jest plan urlopów znajdujący się w dziale kadr. Gdy już wykupiłam zagraniczną wycieczkę, odwołał ustaloną wcześniej datę. Organizator nie zwróci mi całej opłaty za wyjazd, m.in. za bilety lotnicze. Czy mogę domagać się od pracodawcy rekompensaty finansowej z tytułu poniesionych kosztów planowanego urlopu?

Pracodawca może przesunąć termin urlopu z powodu szczególnych swoich potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia pracy. Nie musi nawet uzyskać zgody pracownika na takie przesunięcie. Jeśli jednak te szczególne potrzeby nie zachodzą, to pracownik ma prawo żądać udzielenia urlopu zgodnie z planem urlopów (ale nie może samodzielnie udać się na urlop), dopuszczenia do pracy w okresie, który pracodawca wskazał jako nowy termin urlopu i wynagrodzenia za czas gotowości do pracy w tym czasie.

Kodeks pracy wyraźnie nie stanowi, że pracodawca ma zwracać koszty za zmianę daty wypoczynku. Przyjmuje się jednak, że w razie przesunięcia terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy, powinien mu zwrócić koszty bezpośrednio związane z wypoczynkiem.

Nie ma natomiast obowiązku zwrotu tego, co nie jest bezpośrednio związane z przesunięciem urlopu, np. zakupu sprzętu sportowego czy kostiumów kąpielowych.

Jakie koszty musi zwrócić pracodawca?

Wielu pracowników zaplanowało urlopy między świętami Bożego Narodzenia a 1 stycznia tego roku. Pracodawca postanowił jednak, że ze względu na wchodzące w życie nowe przepisy, które wymagają większej aktywności naszych przedstawicieli, nikt nie mógł wykorzystać urlopu w tym terminie. Plan urlopów nie został więc zrealizowany do końca ubiegłego roku. Już w styczniu pojawiły się pierwsze żądania zwrotu kosztów, które pracownicy ponieśli, np. rezerwując miejsca na sylwestra w górskich pensjonatach. Czy pracodawca musi je zwrócić?

Przepisy tego wyraźnie nie wskazują, jednak powszechnie przyjmuje się, przez analogię do art. 167 § 2 k.p. pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty bezpośrednio związane z przesunięciem urlopu (np. opłacenie wycieczki zagranicznej w biurze turystycznym). Są to np. koszty rezerwacji noclegów, wycieczki, ale tylko w takim zakresie, w jakim nie zwróci ich biuro podróży lub ubezpieczyciel. Nie musi to więc być pełna cena wyjazdu czy rezerwacji poniesiona przez pracownika.

Co w razie zwolnienia lekarskiego?

Pracownica zaplanowała urlop od 1 do 15 kwietnia, a 7 kwietnia zachorowała i z tą datą miała wystawione zwolnienie lekarskie do 15 kwietnia. Zwolnienie dostarczyła kadrom 10 kwietnia. Uznałam wówczas, że przebywa na zwolnieniu lekarskim i przesunęłam jej urlop na następny tydzień. Czy postąpiłam prawidłowo?

Tak. Urlop może być przesunięty w trzech wypadkach:

na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 k.p.),
z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy (art. 164 § 2 k.p.),
z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu choroby pracownika (art. 165 k.p.).

W dwóch pierwszych wypadkach pracodawca może przesunąć termin rozpoczęcia urlopu, natomiast w trzecim - musi. Słusznie więc czytelniczka uznała, że jej pracownica przebywa na zwolnieniu lekarskim, a nie na urlopie i przesunęła go na termin późniejszy.

Powinna go jednak uzgodnić z pracownicą. Określa to § 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14).
Jak potraktować tymczasowe aresztowanie?

Udzieliliśmy pracownikowi urlopu wypoczynkowego od 2 marca do 1 kwietnia. Już po jego rozpoczęciu, 3 marca, otrzymaliśmy zawiadomienie, że zastosowano wobec niego tymczasowe aresztowanie na trzy miesiące. Postanowienie wydano 4 marca. Jak w tej sytuacji postąpić? Czy udzielić urlopu w okresie późniejszym, stosując art. 165 i 166 k.p. (przyczyny tam podane są jedynie przykładowe), czy traktować nadal, że pracownik jest na urlopie, a po jego zakończeniu uznać dalszą nieobecność w pracy jako usprawiedliwioną? Ze względów finansowych drugie rozwiązanie byłoby korzystniejsze dla pracownika, bo miałby wynagrodzenie urlopowe i pieniądze po zwolnieniu z aresztu.

Przepisy, które czytelniczka przywołała, dotyczą przesunięcia urlopu, czyli takiej sytuacji, gdy urlop jeszcze nie rozpoczął się, a pojawiły się pewne okoliczności, które art. 165 k.p. wymienia jedynie przykładowo, np. niezdolność z powodu choroby, tymczasowe aresztowanie. W tym wypadku jednak pracownik rozpoczął urlop 2 marca, a następnego dnia wydano postanowienie o tymczasowym aresztowaniu. Należy więc zastanowić się, czy tymczasowe aresztowanie powoduje przerwanie urlopu wypoczynkowego. O tym, kiedy dochodzi do przerwania urlopu wypoczynkowego, stanowi art. 166 k.p. Dotyczy on sytuacji, gdy urlop się rozpoczął, a następnie miało miejsce jedno z wymienionych w tym przepisie zdarzeń:

czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
urlop macierzyński.

Tylko one powodują (bo jest to lista zamknięta), że tę część urlopu już po jego rozpoczęciu, która nie została wykorzystana z powodu wymienionych okoliczności, pracodawca musi udzielić w terminie późniejszym. Zatem żadne inne okoliczności, w tym także tymczasowe aresztowanie nie powodują przerwania urlopu i przesunięcia jego niewykorzystanej części na później. Mimo tymczasowego aresztowania urlop wypoczynkowy pracownika będzie więc biegł i za ten okres należy naliczyć mu wynagrodzenie urlopowe. Od 1 kwietnia, kiedy skończył mu się urlop, nie pojawi się w pracy ze względu na tymczasowe aresztowanie. Będzie to nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.